7 dicas de gerenciamento de tarefas para melhorar sua produtividade

Por Xerife Tech, 31.03.2023 às 13:16 153

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Suas tarefas diárias são a base do seu sucesso, representando o passo a passo das ações necessárias para atingir seus objetivos pessoais e profissionais. Em outras palavras, sua lista de tarefas aparentemente interminável é o seu roteiro para vencer, portanto, gerenciar essas tarefas com eficiência é vital.

Embora você possa correr para usar o melhor aplicativo de produtividade para organizar suas tarefas diárias, o que não é uma má jogada, aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas é mais sustentável e eficaz a longo prazo. Este artigo abordará algumas dicas de gerenciamento de tarefas para melhorar sua produtividade.

1. Conheça o seu cronótipo

Um despertador

Você é uma coruja noturna ou madrugadora? Você acha mais fácil se concentrar de manhã ou tarde da noite? Todos nós temos uma inclinação natural para adormecer e ficar alerta durante períodos específicos do dia e da noite. E embora a cultura popular muitas vezes celebre os madrugadores como sendo mais produtivos, a realidade é que um tamanho não serve para todos.

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É por isso que conhecer seu cronotipo pode aumentar sua produtividade, pois permite que você programe suas tarefas quando for mais produtivo. Portanto, criar um cronograma de trabalho personalizado com base no seu cronotipo facilitará o controle de suas tarefas e o desempenho máximo.

Por exemplo, se você é noturno, deve planejar realizar suas tarefas mais desafiadoras à noite, quando seus níveis de energia estão mais altos, colocando-o na melhor posição para concluir suas tarefas no prazo.

2. Crie sua lista de prioridades

Um caderno

Agora que você sabe quando é mais produtivo, é hora de priorizar as tarefas em suas listas de afazeres usando a matriz de Eisenhower. Este sistema de gerenciamento de tempo ajuda você a priorizar tarefas, categorizando-as em quatro quadrantes: tarefas urgentes e importantes, não urgentes, mas importantes, urgentes, mas sem importância e tarefas não urgentes e sem importância.

Organizar suas listas de tarefas com base nessas categorias facilita a identificação de quais tarefas devem ter prioridade e quais podem ser delegadas ou adiadas. Dessa forma, você pode agendar suas tarefas mais importantes e urgentes quando estiver mais produtivo, dando a você a melhor chance de concluí-las no prazo.

Por exemplo, como programador, você pode agendar suas tarefas de codificação para quando estiver mais alerta e responder a e-mails quando seus níveis de energia estiverem baixos.

3. “Coma aquele sapo!”

Um sapo

Eating That Frog é a próxima dica de gerenciamento de tarefas para ajudar a aumentar sua produtividade! E, não, não estamos falando de sapos literais! Brian Tracy popularizou essa frase em seu livro de mesmo nome, e essa metáfora vívida descreve como enfrentar sua tarefa mais desafiadora logo pela manhã.

Essa é uma das melhores maneiras de vencer a procrastinação, pois muitas vezes você pode se sentir estressado ou sobrecarregado ao enfrentar sua tarefa mais desafiadora. Ao comer o maior sapo primeiro, esse sentimento de pavor se transformará em uma sensação de realização, aumentando sua autoconfiança e dando a você a motivação e o impulso para executar o restante de suas tarefas.

Você pode usar o método Eat That Frog usando Todoist. No entanto, embora seja aconselhável realizar suas tarefas mais desafiadoras pela manhã, seu melhor tempo pode ser diferente dependendo do seu cronotipo, como já discutimos. Dito isso, você ainda pode usar esse método agendando suas tarefas mais desafiadoras quando estiver mais energizado e produtivo.

4. Use a Lei de Parkinson a seu favor

Uma mulher sentada em frente a um MacBook

A procrastinação é um dos assassinos de produtividade mais comuns com os quais a maioria das pessoas luta em algum momento. Uma das principais razões pelas quais você costuma adiar as tarefas até o último minuto é que não há senso de urgência ou prazo. Isso porque essas tarefas podem se expandir para preencher o tempo que você tem disponível para elas — a Lei de Parkinson.

A boa notícia é que você pode se tornar mais produtivo usando a lei de Parkinson a seu favor. Como? Primeiro, sempre divida projetos grandes ou complexos em tarefas menores, fazendo com que pareçam menos opressores e mais fáceis de resolver.

Em seguida, defina um prazo estrito para cada tarefa. Isso cria um senso de urgência, motivando você a concluir a tarefa antes do prazo e reduzindo a procrastinação. Este hack irá ajudá-lo a gerenciar suas tarefas de forma mais eficaz e garantir que você não fique para trás em suas listas de tarefas.

5. Pratique a tarefa única

Ilustração de um homem multitarefa

A multitarefa, ou mais precisamente, a troca de contexto, é um daqueles hábitos que parecem eficazes, mas na verdade são muito desgastantes e improdutivos. Embora o número esmagador de tarefas em sua lista de tarefas possa torná-lo tentador para tentar fazer várias tarefas simultaneamente, você só tem tanto foco e energia que pode ser usado em uma determinada tarefa.

Isso aumenta sua probabilidade de cometer erros, levando a perda de tempo e esforço. Por outro lado, dominar a tarefa única melhorará sua produtividade, permitindo que você dedique toda a sua atenção a uma tarefa até a conclusão. Isso minimiza as distrações, ajuda você a manter o foco e permite que você faça o seu melhor trabalho.

Uma das melhores maneiras de praticar a tarefa única é definir um limite de tempo fixo para se concentrar em uma tarefa e depois fazer uma pausa. Essa técnica de gerenciamento de tempo é chamada de método Pomodoro e é uma maneira eficaz de aproveitar ao máximo seu tempo.

6. Automatize tarefas mundanas

Uma tela de computador com uma foto de telefone e tablet

Então, o que acontece com as tarefas de baixo valor que não chegaram ao topo da sua lista de prioridades? Pense em tarefas como agendar reuniões ou fazer atas durante teleconferências — apostamos que você ainda precisa fazer isso, certo?

A melhor maneira de gerenciar essas tarefas é automatizá-las. Felizmente, existem vários aplicativos que você pode usar para automatizar tarefas comuns, como IFTTT ou Zapier. Isso liberará tempo e energia para tarefas mais valiosas e urgentes e o ajudará a se tornar mais produtivo.

7. Use o software de gerenciamento de tarefas certo

Uma mulher sentada e usando um computador

É muito bom aproveitar todas as dicas de gerenciamento de tarefas mencionadas acima, mas você ainda pode lutar para se manter produtivo sem o software certo para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas. Considerando a infinidade de ferramentas de gerenciamento de tarefas que prometem transformá-lo em uma potência de produtividade da noite para o dia, escolher a opção certa pode ser assustador.

Então, como você pode escolher a ferramenta de gerenciamento de tarefas online certa? A primeira coisa a fazer é avaliar suas necessidades. Isso depende da sua profissão, estilo de trabalho e preferências, tamanho da equipe e muito mais. Avaliar suas necessidades torna muito mais fácil comparar diferentes ferramentas de gerenciamento de tarefas para encontrar a melhor opção para você.

Faça mais em menos tempo com essas dicas

Melhorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas é a chave para levar sua produtividade ao próximo nível. Seja você um gerente de projeto ou um estudante, usar as técnicas corretas de gerenciamento de tarefas o ajudará a realizar mais em menos tempo. Ao incorporar essas dicas de gerenciamento de tarefas em sua rotina diária, você pode verificar todos os itens de sua lista de tarefas.

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